http://iidolphin.blog123.fc2.com/ この度出版しました「ドキュメントベースのすすめ」に関連する情報を随時掲載していきます ja http://iidolphin.blog123.fc2.com/blog-entry-22.html 会社など組織で使われる文書や図書、写真などの電子化とその利用を考える場合、これまでの”紙”が果たしている役割を考えておく。 これまでの”紙”が果たしている役割を考えておく。 ]]> 文書管理 2009-07-28T09:28:30+09:00 iidolphin FC2-BLOG http://iidolphin.blog123.fc2.com/blog-entry-21.html 文書管理の”検索の流れ”の後に続くものは、”編集”と言う機能だと考えています。検索機能は曖昧検索、類似検索、類似度表示そして各自の検索履歴を検索に反映させるなどに進化し、検索結果もビジュアル化されるようなものも出てきています。しかし、目には見えていない基本的なコンセプトは全く変わっていません。会社など組織の中で　　・沢山のファイルや文書、書類、文献、図書などあり　　・それを共有できるように保管し業務で ”編集”と言う機能だと考えています。

検索機能は曖昧検索、類似検索、類似度表示そして各自の検索履歴を検索に反映させるなどに進化し、検索結果もビジュアル化されるようなものも出てきています。

しかし、目には見えていない基本的なコンセプトは全く変わっていません。
会社など組織の中で
　　・沢山のファイルや文書、書類、文献、図書などあり
　　・それを共有できるように保管し
業務で情報や知識を必要とする担当者が
　　・短時間で、効率よく
　　・欲しいものだけが的確に検索される
という前提です。

これは大切なファイルや文書などを、いわゆる”もの”として捉え、その”もの”をコンピュータの腕力<で探し出すとうことになるでしょう。

しかし、ファイルや文書の中身は当然ながら”もの”ではないのです。

中身は読まれることによって解釈され意味や価値を持ちますが、重要なことは同じ文書でも千人読めば千人とも異なります。
”千人千様”です。
この視点からも検索に限界があるのは明らかです。

求められるものは、ファイルや文書を組織で共有しながらも、同時的に各個人に引き寄せ使えるようにできるしくみです。組織と個人を両立できるものです。

分かりやすく言えば各人の書斎の書棚のような仕組みです。自分にとって必要なものを買い求め自分の考えや価値観などによって書棚に配置して使うようなイメージです。

各個人ではどのようなことが起こるでしょうか？自分で収集して来たものや検索で探したものから、使いたいものを選んで保管し、それらを望むように考えながら配置しながら、使うようになるでしょう。
この結果できているものは個人の環境です。共有ではありません。

”各人”が収集し、検索から選び、頁や順番を再編成し、考えや課題によって配置し、利用することを
まとめて”編集”と呼ぶことにしましょう。

この”各人の編集機能”が
これまでの文書管理やナレッジマネジメントなどのシステムに備わるようになれば大きな前進となるはずです。
]]> 文書管理 2009-07-28T08:59:58+09:00 iidolphin FC2-BLOG http://iidolphin.blog123.fc2.com/blog-entry-20.html 全文検索は文書管理に大きな影響を及ぼしました。ファイル文書が増え、スキャナーや複合機によるスキャン文書のOCRによるテキストファイル化が広まるにつれて、このすべてのファイル文書のテキストを検索できれば便利だと言う考えが広まりました。一方で全文検索の技術が良くなり、その低価格化も進み、その普及が加速されました。それは文書管理で行ってきた分類や整理、キーワードの登録などの面倒な管理作業の価値を問うことに 全文検索は文書管理に大きな影響を及ぼしました。

ファイル文書が増え、スキャナーや複合機によるスキャン文書のOCRによるテキストファイル化が広まるにつれて、このすべてのファイル文書のテキストを検索できれば便利だと言う考えが広まりました。

一方で全文検索の技術が良くなり、その低価格化も進み、その普及が加速されました。
それは文書管理で行ってきた分類や整理、キーワードの登録などの面倒な管理作業の価値を問うことになりました。
そもそもこれらの管理は必要だろうか？導入した文書管理は利用されているのだろうか？

同時に各人のパソコンには電子文書のファイルが増えていきました。ここでも便利な全文検索を必要としました。ホームページでの検索機能は当たり前となり、今ではそれを使うこともごく当たり前になっています。

このような大きな流れの中で、会社から見ると投資削減や維持管理コストの削減になるなどのこともあり、文書管理のソフトの存在価値は相対的に低くなっていきました。止めるところも増えてきました。専門誌などでは次第に取り扱われなくなっています。

この流れに呼応するように登場してきたのがナレッジマネジメントでした。これは団塊の世代の技術やノウハウの伝承や継承をどうすれば良いのかという時代の要請とタイミングが合いました。技術やノウハウを電子化しそれを活かすキーテクノロジーとして全文検索が位置づけられたのです。

ナレッジマネジメントフィーバーが起こりました。その中心に暗黙知と形式知、あるいは野中郁次郎氏の日本発信のSECIモデル（内面化⇒共同化⇒表出化⇒統合化の螺旋サイクル）などが話題になりました。これからの企業は知識経営が重要だなどの提言も飛び交いました。

これも今となっては一時的なブームに終わったようです。
やればやるほどに思考や知識は当初思われていたよりも不思議で不可解であることが見えて来たこともあると思います。それは脳への関心となって今に続いています。

それでは集中保管と共有、分散保管と全文検索の流れの次に来るべきものは何でしょうか？

]]> ドキュメントベース 2009-05-31T10:26:15+09:00 iidolphin FC2-BLOG http://iidolphin.blog123.fc2.com/blog-entry-19.html 前回は主にハードの過去の流れを書きましたが、今度は文書管理をの流れ見てみます。ワープロ専用のOASYSの頃の文書管理は、ワープロで文書を作り、プリンターで印刷したペーパーをコピー機を使いながら如何に管理するかが文書管理でした。紙の管理という意味でそれほどの変化はありませんでした。ワープロは文書作成の効率化と清書用として使われました。マイクロソフトのOFFICEの利用が拡大するにつれて、文書のファイルが沢山パ
ワープロ専用のOASYSの頃の文書管理は、ワープロで文書を作り、プリンターで印刷したペーパーをコピー機を使いながら如何に管理するかが文書管理でした。紙の管理という意味でそれほどの変化はありませんでした。ワープロは文書作成の効率化と清書用として使われました。

マイクロソフトのOFFICEの利用が拡大するにつれて、文書のファイルが沢山パソコンに電子的に保管されるようになり、状況が変わりました。各人のパソコンに同じファイルが保管されるようにもなりました。この電子的な文書をネットワーク上で集中保管し共用できるようにしたいと言うことになりました。

そしてこの大量の電子的ファイルを管理する手段としてデータベースを使う方法が考え出されました。沢山のものを整理し分類し、まとめて保管するのにはデータベースを使えばうまく行きそうだということは誰も疑問を抱かない位自然なことでした。

この動きに変化を起こしたものがありました。グループウェアです。その中でロータスのNotesは大きな役割を果たしました。このグループウェアを使えば電子メールの機能を使えるため、データベースの単なる整理保管共有以上の付加価値があると言う訳です。

電子メールを使いながら文書管理もできてしまうNotesはユーザに受け入れられ利用者を伸ばしました。別に文書管理ソフトを買うことも無くなり経営的に見ても投資削減になりました。電子メールを使った文書の承認をしてしまうワークフローへの応用も始まりました。

ここに二つの流れを書きましたが、共通しているのは作成した文書ファイルをそのまま管理対象にしていることです。文書を使う人はそれぞれのパソコンで作成したツールを予め自分のパソコンにインストールしておき、それを立ち上げて閲覧などしなければならないのです。

この問題点を何とかしようとしてPDFへの関心が高まりました。PDFは文書の作成ツールの違いを吸収しPDFのリーダー一つあれば各作成ツールが異なる電子文書を閲覧できるようにしていたのです。PDF化への流れが急速に広まりました。

ここで文書管理はその集中保管をデータベースかグループウェアで行い、電子文書ファイルはPDFにするという方法が主流となって行きました。これを後押しするようにスキャナーやコピー機の出力もPDFに対応するようになりました。

これで文書管理はほぼ確立されたと思われたのです。しかし、またまた別の流れが変化を呼び起こしました。それは全文検索です。 ]]> ドキュメントベース 2009-05-25T15:54:05+09:00 iidolphin FC2-BLOG http://iidolphin.blog123.fc2.com/blog-entry-18.html 文書の電子化を何とかしたい！と何時頃から考え始めたのかを書いておきます。仕事は全社の技術文書や図面を扱う部署でした。私の初めての文書作成の電子化は東芝さんの漢字ワードプロセッサーでした。一台で約200万、これは高い！それでも大きな前進を期待させてくれました。それから、富士通日本語ＯＡＳＹＳの登場。これにはハードとソフトを分離したもので格段に安くなり、すぐに購入。しばらくして全社的な導入と利用が始まり 文書の電子化を何とかしたい！
と何時頃から考え始めたのかを書いておきます。仕事は全社の技術文書や図面を扱う部署でした。

私の初めての文書作成の電子化は東芝さんの漢字ワードプロセッサーでした。
一台で約200万、これは高い！それでも大きな前進を期待させてくれました。

それから、富士通日本語ＯＡＳＹＳの登場。これにはハードとソフトを分離したもので格段に安くなり、すぐに購入。しばらくして全社的な導入と利用が始まりました。これでコンピュータが身近になりました。

ＯＡＳＹＳにより会社内の文書作成の効率化はドンドン進み、コピー機やＦＡＸと合わせてオフィスの改革が起こりました。そして次はＭＡＣ（マッキントッシュ）の登場です。ＭＡＣは企画や技術部門から徐々に利用が始まり、やがてＯＡＳＹＳを逆転してしまいました。

このように手段が変わると現場が大変な苦労を背負うことになります。
長い間作成しため続けたファイもフォーマットが異なるため使えなくなってしまいました。それまで苦労して覚え体得してきた作成や編集技法が使えなくなってしまいます。文書に対する基本のコンセプトも変えねばなりません。

更に変化です。
WINDOWSとＯＦＦＩＣＥです。ネットワークと合わせた登場には大きなインパクトを受けました。これによってグローバルな動きが起こり、統合的なオフィスの改革が始まりました。この延長としてファイルサーバーを使った文書共有化がありました。

そして最後がインターネットとＷｅｂの流れです。これは決定的でした。これまでの文書の作り方から使い方まであらゆる面で揺さぶりをかけて来たのです。それも誰が仕掛け人か仕掛け企業かもあいまいなままで押し寄せてきたのです。

この20年間位に起こったことを時間軸を短くしてみると技術に翻弄されてアッチコッチと振り回されている状況が見えてきます。でもその時々ではいい選択をしていると思っていたのです。
一方で、この変化の最悪の事態を吸収していたのは相変わらず”紙”でした。それは文書作成はパソコンソフトで、使うのは紙に印刷して、全体として統一的に使うという組み合わせでした。


]]> 文書管理 2009-05-19T09:41:00+09:00 iidolphin FC2-BLOG