「ドキュメントベース」＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋新しい文書管理＆ファイリング

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016　開発の動機になったことを書いておきます（つづき）

全文検索は文書管理に大きな影響を及ぼしました。

ファイル文書が増え、スキャナーや複合機によるスキャン文書のOCRによるテキストファイル化が広まるにつれて、このすべてのファイル文書のテキストを検索できれば便利だと言う考えが広まりました。

一方で全文検索の技術が良くなり、その低価格化も進み、その普及が加速されました。それは文書管理で行ってきた分類や整理、キーワードの登録などの面倒な管理作業の価値を問うことになりました。そもそもこれらの管理は必要だろうか？導入した文書管理は利用されているのだろうか？

同時に各人のパソコンには電子文書のファイルが増えていきました。ここでも便利な全文検索を必要としました。ホームページでの検索機能は当たり前となり、今ではそれを使うこともごく当たり前になっています。

このような大きな流れの中で、会社から見ると投資削減や維持管理コストの削減になるなどのこともあり、文書管理のソフトの存在価値は相対的に低くなっていきました。止めるところも増えてきました。専門誌などでは次第に取り扱われなくなっています。

この流れに呼応するように登場してきたのがナレッジマネジメントでした。これは団塊の世代の技術やノウハウの伝承や継承をどうすれば良いのかという時代の要請とタイミングが合いました。技術やノウハウを電子化しそれを活かすキーテクノロジーとして全文検索が位置づけられたのです。

ナレッジマネジメントフィーバーが起こりました。その中心に暗黙知と形式知、あるいは野中郁次郎氏の日本発信のSECIモデル（内面化⇒共同化⇒表出化⇒統合化の螺旋サイクル）などが話題になりました。これからの企業は知識経営が重要だなどの提言も飛び交いました。

これも今となっては一時的なブームに終わったようです。やればやるほどに思考や知識は当初思われていたよりも不思議で不可解であることが見えて来たこともあると思います。それは脳への関心となって今に続いています。

それでは集中保管と共有、分散保管と全文検索の流れの次に来るべきものは何でしょうか？

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[2009/05/31 10:26] | ドキュメントベース |

015　開発の動機になったことを書いておきます（つづき）

前回は主にハードの過去の流れを書きましたが、今度は文書管理をの流れ見てみます。

ワープロ専用のOASYSの頃の文書管理は、ワープロで文書を作り、プリンターで印刷したペーパーをコピー機を使いながら如何に管理するかが文書管理でした。紙の管理という意味でそれほどの変化はありませんでした。ワープロは文書作成の効率化と清書用として使われました。

マイクロソフトのOFFICEの利用が拡大するにつれて、文書のファイルが沢山パソコンに電子的に保管されるようになり、状況が変わりました。各人のパソコンに同じファイルが保管されるようにもなりました。この電子的な文書をネットワーク上で集中保管し共用できるようにしたいと言うことになりました。

そしてこの大量の電子的ファイルを管理する手段としてデータベースを使う方法が考え出されました。沢山のものを整理し分類し、まとめて保管するのにはデータベースを使えばうまく行きそうだということは誰も疑問を抱かない位自然なことでした。

この動きに変化を起こしたものがありました。グループウェアです。その中でロータスのNotesは大きな役割を果たしました。このグループウェアを使えば電子メールの機能を使えるため、データベースの単なる整理保管共有以上の付加価値があると言う訳です。

電子メールを使いながら文書管理もできてしまうNotesはユーザに受け入れられ利用者を伸ばしました。別に文書管理ソフトを買うことも無くなり経営的に見ても投資削減になりました。電子メールを使った文書の承認をしてしまうワークフローへの応用も始まりました。

ここに二つの流れを書きましたが、共通しているのは作成した文書ファイルをそのまま管理対象にしていることです。文書を使う人はそれぞれのパソコンで作成したツールを予め自分のパソコンにインストールしておき、それを立ち上げて閲覧などしなければならないのです。

この問題点を何とかしようとしてPDFへの関心が高まりました。PDFは文書の作成ツールの違いを吸収しPDFのリーダー一つあれば各作成ツールが異なる電子文書を閲覧できるようにしていたのです。PDF化への流れが急速に広まりました。

ここで文書管理はその集中保管をデータベースかグループウェアで行い、電子文書ファイルはPDFにするという方法が主流となって行きました。これを後押しするようにスキャナーやコピー機の出力もPDFに対応するようになりました。

これで文書管理はほぼ確立されたと思われたのです。しかしまたまた別の流れが変化を呼び起こしました。それは全文検索です。

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[2009/05/25 15:54] | ドキュメントベース |

014　開発の動機になったことを書いておきます

文書の電子化を何とかしたい！
と何時頃から考え始めたのかを書いておきます。仕事は全社の技術文書や図面を扱う部署でした。

私の初めての文書作成の電子化は東芝さんの漢字ワードプロセッサーでした。
一台で約200万、これは高い！それでも大きな前進を期待させてくれました。

それから、富士通日本語ＯＡＳＹＳの登場。これにはハードとソフトを分離したもので格段に安くなり、すぐに購入。しばらくして全社的な導入と利用が始まりました。これでコンピュータが身近になりました。

ＯＡＳＹＳにより会社内の文書作成の効率化はドンドン進み、コピー機やＦＡＸと合わせてオフィスの改革が起こりました。そして次はＭＡＣ（マッキントッシュ）の登場です。ＭＡＣは企画や技術部門から徐々に利用が始まり、やがてＯＡＳＹＳを逆転してしまいました。

このように手段が変わると現場が大変な苦労を背負うことになります。長い間作成しため続けたファイもフォーマットが異なるため使えなくなってしまいました。それまで苦労して覚え体得してきた作成や編集技法が使えなくなってしまいます。文書に対する基本のコンセプトも変えねばなりません。

更に変化です。WINDOWSとＯＦＦＩＣＥです。ネットワークと合わせた登場には大きなインパクトを受けました。これによってグローバルな動きが起こり、統合的なオフィスの改革が始まりました。この延長としてファイルサーバーを使った文書共有化がありました。

そして最後がインターネットとＷｅｂの流れです。これは決定的でした。これまでの文書の作り方から使い方まであらゆる面で揺さぶりをかけて来たのです。それも誰が仕掛け人か仕掛け企業かもあいまいなままで押し寄せてきたのです。

この20年間位に起こったことを時間軸を短くしてみると技術に翻弄されてアッチコッチと振り回されている状況が見えてきます。でもその時々ではいい選択をしていると思っていたのです。一方でこの変化の最悪の事態を吸収していたのは紙でした。それは文書作成はパソコンソフトで、使うのは紙に印刷して、全体として統一的に使うという組み合わせでした。

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[2009/05/19 09:41] | 文書管理 |

013　沢山の写真の文書化（１）

ドキュメントベースの大きな目標に写真を文書化し一般の文書や書籍と区別なく使うようにすると言う大きな目的がありました。写真の文書化とは、仕事で沢山撮ったデジカメの写真を目的に合わせてストーリーを組立て、それを一枚一頁の文書ということです。

以下でおおよそどのような手順で文書化されるのかを説明して見ます。ドキュメントベースを既に具現化しているi-fileを取り上げています。

手順1.写真を撮りパソコンに登録
先ずデジカメで撮り終えた写真を用意しておきます。Windowsパソコンにフォルダーを作り、そこにデジカメの写真を登録します。

手順2.印刷ツールを立ち上げ
WindowsVistaにはMicrosoftOfficePictureManager（MSOPM)があります。そこでそのツールを立ち上げます。そこから先ほど作成したフォルダーを選び対象の写真を全て選択します。

手順3.印刷でデータ変換
次にメニューから印刷を選び、プリンターにi-fileColorを選び、サイズや解像度などを指定します。これで印刷の準備が完了です。後は印刷ボタンを押して、写真がデータ変換されi-fileの登録パネルが表示されるまで待ちます。

手順4.文書登録と結果の自動表示
そのパネルで文書のタイトルなどを入力して最後に登録ボタンを押します。その結果最終的にドキュメントベースのフォーマットに変換され、i-file文書が表示されます。

手順5　最後に表示された写真を見ながら目次やコメントなどをタグを使って登録します。また写真の区切りや親子関係はレベルを使って指定します。これで写真の文書化が完了です。

これだけの手順で多くの写真が目次やコメント付きで文書化されます。文書化された写真はこれ以後通常の多ページものの文書として共用できるようになります。

[2009/02/18 17:17] | ドキュメントベース | トラックバック(0) | コメント(0) |

0012　本「ペーパーレスオフィスの神話」を読んで

この種の本では久しぶりに手ごたえがありました！
文書管理を導入しようとしている人もハードやソフトを開発しようとしている人も是非読んで欲しい本です。実際の実務の世界で行われている実態を長期に渡って観察したことを的確にまとめています。
拙著「ドキュメントベースのすすめ」と併読することで理解がワンレベル上がると思います。

以下、ポイントを少し紹介します。
・長い間オフィスにおける紙は問題視されて来ました。
その裏返しが紙を無くせばと言うペーパーレスオフィスでしす。これまで本当に紙は問題なのか？と根本的な問いかけをしないで、自明のこととしてハードやソフトが作られて来たのです。

・これまでＤＭＳ（文書管理）は全く曖昧な前提で作られ開発されたり導入され、その結果当初期待した効果が得られずにいます。実務における紙と言うメディアが極めて優れたメディアであり先ずその理解が先決です。

・紙が持っている「アフォーダンス」と言う切り口でその特性を明確にしなければなりません。先ずそのアフォーダンスをキチンと理解しましょう。デジタル文書やＤＭＳはまだその紙のアフォーダンスを提供できていません。

・例えば、紙を読むと言う行為はこれまでに信じられていたよりも遙かに多様性に富んでいると指摘しています。読む行為は少なくとも１０パターン。このことがこれまで理解されていませんでした。

・ではＤＭＳは役に立たないかというとそうではなく、ＤＭＳのアフォーダンスを先ず理解しなければならない。そしてこれからはＤＭＳと紙メディアを如何に最高に組み合わせて使うかが問われています。

・一つの考え方として紙メディアの使い方を三つに分けます。ホットとウォームとクールです。ホットは机上で、ウォームは引き出しで、クールは書棚ということになります。ＤＭＳの基本的な用途はこの中でクール文書にあることになります。ホットやウォームとはプリンターやディスプレイで統合的に使われることになるでしょう。

いかがですか？詳しくは本文を読んでください。
目から鱗で新しい展開が開かれると思います。

[2009/01/29 17:16] | 文書管理 | トラックバック(0) | コメント(0) |

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